Attrezzati al meglio per le video call con un kit per videoconferenza

Ti mostro le attrezzature per video conferenza che uso e che mi permettono di alleggerire l'incontro con i miei clienti. È importante che chi ti incontra in video call possa fare un'esperienza quanto più piacevole possibile. Si può fare? Certo, bastano poche accortezze.

Grazie all’esperienza e alla pratica ho potuto sperimentare l’importanza di dotarmi di accessori per la videoconferenza efficaci e professionali. Lo scopo è di rendere questo mezzo di comunicazione funzionale a una comunicazione efficace per il nostro business.

1. Perché la giusta attrezzatura per video call è così importante

Forse stai pensando che tutto ciò richieda un investimento spropositato, ma non è così, perché se è vero che potresti spendere cifre folli, è anche vero che puoi cavartela benissimo con cifre risibili rispetto all’enorme vantaggio di usare le giuste attrezzature per video conferenza.

Quanto costa infatti la gestione di un'auto per spostarci di qua e di là? Quanto tempo bruciamo in code e colonne e quante volte rischiamo la vita per strada? Quanto costa poi la partecipazione a una fiera sia da espositore sia da visitatore?

Immagina ora di trovarti in video conferenza. 

Si verifica un disturbo nella trasmissione della voce, oppure l'illuminazione è scadente o il video è di cattiva qualità. Quanto può incidere tutto ciò sulla percezione dell’interlocutore? E quanto può allora incidere negativamente sulla qualità della nostra comunicazione?

Il punto è questo: il destinatario della comunicazione considera più autorevole e interessante il messaggio che arriva da un mittente che si esprime con chiarezza. Non solo.

Ascoltare le persone richiede impegno, e spesso ascoltare può essere troppo faticoso. Quanto è importante allora che la nostra comunicazione richieda poco sforzo da parte del nostro pubblico?

Ci sono poi 3 vantaggi vitali che ci permette una video call fatta davvero bene: 

• possiamo avere il controllo della situazione durante l’interazione, 

• possiamo aumentare la focalizzazione del nostro interlocutore,

• possiamo accelerare i tempi di raccolta delle informazioni dal cliente.

Di questi vantaggi ti parlerò in una prossima occasione, perché sono argomenti oggi determinanti per il successo delle trattative commerciali. È infatti proprio su questo che ultimamente vertono tante coaching e consulenze che tengo per i miei clienti. 

2. L’inquadratura giusta per la video conferenza

Il primo fattore che devi curare è l’inquadratura. All'inizio dell'articolo ti accennavo alla fatica delle video call, la cosiddetta zoom fatigue: da che cosa dipende?

In linea di principio, l’affaticamento da video meeting può dipendere da diversi fattori, ed è probabile che tu ti ritrovi in molti di questi o in tutti:

• trascorriamo molto tempo seduti con lo sguardo fisso sul monitor,

• i muscoli oculari di conseguenza si irrigidiscono

• siamo perlopiù passivi davanti allo schermo subendo i contenuti altrui

• siamo inattivi fisicamente

• manca il contatto umano tipico della presenza.

Ma vi è una ragione ulteriore di cui si parla troppo poco, e che è forse la più importante: è la ragione emotiva. Per rendertene conto, pensa al cinema.

Immagina una scena in cui due personaggi dialogano fra loro, e uno di questi si commuove o comincia a piangere. 

Stai vedendo l'inquadratura? Stai vedendo quanto è grande il volto del personaggio nell’inquadratura? Stai vedendo che il volto del personaggio sta occupando praticamente tutta l’inquadratura? Il cinema lo fa apposta per stimolare emotivamente il nostro inconscio.

Che cosa ti ricorda tutto questo? 

Se l'hai pensato, hai fatto centro: l'inquadratura in cui il volto di una persona occupa tutto lo schermo è esattamente la tipica inquadratura cui siamo abituati quando interagiamo con persone in video conferenza. Questo significa esporre i nostri interlocutori alla nostra emotività. Proprio come fa il cinema.

Proprio come fa la televisione strappalacrime: inquadrature strettissime sui volti delle persone che condividono racconti di sofferenza umana. Naturalmente la stessa dinamica accade con l'esposizione a emozioni piacevoli, come la gioia o la felicità.

Ora, che diritto abbiamo di imporre ai nostri interlocutori la nostra emotività? Questo è ciò che rende faticosa l'interazione umana: un’innaturale e inconscia sovraesposizione alla reciproca emotività.

Se poi ci aggiungiamo anche un’illuminazione drammatica, con effetto Nosferatu, ecco che tutto diventa ancora più insostenibile.

Per una buona inquadratura, in modo tale che tu possa mostrarti non più nel drammatico primo piano, ti consiglio la Webcam Papallok.

Io uso Papalook proprio quando so di avere poco spazio davanti a me e non ho la possibilità di allontanare più di tanto il computer per avere un’inquadratura sufficientemente ampia. La trovi qui > https://amzn.to/3wmijTo 

Questa videocamera è inoltre dotata di una buona luminosità. Spesso il problema delle videocamere integrate nel computer è proprio il fatto che sono poco luminose, oltre ad avere una scarsa definizione. Tutto ciò non farebbe altro che menomare ulteriormente la nostra comunicazione. 

Insomma dobbiamo fare di tutto per rendere l'esperienza in video call quanto più vicina possibile all'esperienza in presenza.

Qualora tu avessi più spazio e più distanza a disposizione, ti consiglio anche Logitech StreamCam, che è dotata una definizione ancora superiore e di auto focus. La trovi qui: https://amzn.to/3yAagnt 

Se ancora non l'hai fatto, guarda il video all'inizio di questo articolo e capirai le differenze fra le due videocamere.

2.1 Migliora l'inquadratura per la video conferenza 

Ti piace vedere persone che in un video meeting inquadrano uno spicchio del proprio volto o perlopiù il soffitto? 

Allontana il tuo computer o la video camera: avrai una bellissima inquadratura che nel cinema si chiama Piano Medio - PM. Se vedo la tua  gestualità, so inconsciamente che tu non hai nulla da nascondere e la mia fiducia in te aumenta. Vedrò ad esempio che non stai facendoti gli affari tuoi smanettando sul tuo smartphone.

Del resto darsi la mano, potendo, è un gesto antico e si pensa sia nato per mostrare di essere disarmati. Ricerche scientifiche dimostrano poi la maggior efficacia dei discorsi arricchiti di gestualità.

2.2 Orienta la webcam per una buona video call

Ti piacciono le inquadrature dal basso, modello balcone? Pensaci, l’effetto di imponenza non è attrattivo, ma repulsivo.

Alza la video camera, ponendo ad esempio libri sotto il tuo portatile, e poni te stesso al medesimo livello umano dei tuoi interlocutori, perché in presenza nessuno vuole vedere le  persone dal basso.

Superiamo in tal modo anche l’idea di certa psicologia spicciola che vorrebbe porci in una posizione più alta delle persone con cui parliamo per un effetto di dominanza. Se davvero bastasse questo per la nostra autorevolezza! Meglio puntare invece su una sincera relazione umana.

3. Il microfono esterno per la video call

Il secondo fattore determinante per una buona riuscita di una video conferenza, è il microfono. 

Non solo il tuo contenuto deve arrivare chiaro grazie a una voce limpida ed espressiva, ma la tua presenza deve essere più naturale possibile anche per merito del microfono.

Ancora una volta i microfoni integrati dei computer sono di scarsa qualità. Così siamo tentati di utilizzare le cuffie, magari con microfono incorporato. Questo è un errore.

Salvo che non costino qualche centinaio di euro, queste cuffie con microfono incorporato frequentemente hanno un difetto: rendono artificiale il suono della nostra voce, perché tendono ad appiattirlo.

L’effetto che si ottiene con un microfono scadente è infatti la normalizzazione, cioè la riduzione dei picchi di toni alti e bassi e dei picchi di volume forte e piano. Insomma la normalizzazione toglie umanità ed espressività coinvolgente alla voce, e ciò rende l’esperienza della video conferenza ancora più finta e più faticosa da gestire emotivamente.

Il microfono che ti consiglio qui è davvero di alta qualità e richiede un investimento più che ragionevole, visti i benefici: si chiama Blue Yeti e lo trovi qui > https://amzn.to/3dODkPY

Oppure puoi provare quest’altra soluzione, che costa meno ed è comunque di qualità, e ha persino il pregio di essere dotata di una valigetta da viaggio, si chiama Trust Gaming GXT 252 Emita, e lo trovi qui > https://amzn.to/3Azemhp

In pratica, il microfono esterno ti dà il vantaggio di essere percepito in modo più naturale, proprio perché tu puoi in concreto allontanartene o avvicinartene.

Chi ti ascolta avrà allora l'inconscia percezione di una interazione più realistica: nel video sopra ti mostro come e perché. E per prepararti davvero bene con 12 minuti al giorno di pratica, per soli 10 giorni ti consiglio sempre il mio video corso super pratico VOICE EXPERT==> lo trovi qui. 

4.Illumina bene le tue video call

Come ti ho accennato sopra, l'illuminazione è fondamentale. Ti ribadisco che puoi ottenerla con la videocamera della giusta qualità, e con costi veramente contenuti. 

Eccoti poi 3 consigli pratici che devi assolutamente applicare:

• usa due fonti luminose frontali dislocate lateralmente

• usa uno spot di luce dietro di te per dare rilievo alle tue spalle, va bene una qualunque lampada da tavolo

• spegni le luci da soffitto: sono proprio quelle che danno l'effetto drammatico.

Questa è la lampada che uso ogni giorno in due esemplari, si chiama FOSITAN LED Ring Light e la trovi qui > https://amzn.to/3dMSipG 

Questa lampada hai il vantaggio di essere dimerabile, Permette cioè di regolare l'intensità della luce, una funzione molto utile se durante le video call utilizzi anche una fonte di luce naturale, come una finestra. Poiché durante la giornata l'intensità luminosa naturale varia notevolmente, se la luce artificiale e dimerabile potrai adeguarne l'intensità integrandola perfettamente con la luce naturale.

4.1 Lo schema ideale per illuminare te stesso nei tuoi video meeting

Ti piace vedere volti bui, dove non puoi capire le emozioni e forse i pensieri di chi stai guardando? Sia fatta la luce: bastano un paio di lampade - anche da tavolo - ben direzionate. Persino chi come me indossa gli occhiali può illuminarsi bene ovviando al problema del riflesso, ecco come.

Poni le lampade (A) come nello schema della figura qui sotto:

• puntate su di te (C),

• di lato,

• leggermente davanti a te, inclinate di 45°/30° rispetto alla tua fronte.

Puoi anche porre una lampada meno potente (B) dietro di te: servirà a dare maggiore profondità e tridimensionalità, insomma più realismo. Dobbiamo dunque puntare sulla trasparenza: un'inquadratura troppo ravvicinata o troppo scura non dà il senso della trasparenza. Perché tanta attenzione all’immagine?

Ti sarà capitato di aprire la confezione dei biscotti e rimanere deluso perché la foto sulla busta non corrispondeva alla realtà del prodotto. Forse prima di mangiare i biscotti dovremmo illuminarli meglio, con le giuste lampade e posizionarli integri su sfondi neutri, meglio se bianchi. Saranno più gustosi?

5. Il valore di una video call curata

Devo ammettere che se oggi non avessi lo strumento della video call non avrei l'opportunità che ho e cioè di lavorare senza il vincolo delle frontiere. Grazie alle video call, tengo formazioni e coaching per clienti che si connettono con me da Dubai, dal Bahrein, dagli Stati Uniti, dall’Inghilterra, oltre che da tutta la Penisola. Non c'è che dire, grazie alle video conferenze il mio bacino d'utenza è letteralmente globale. 

Di fatto le persone rimangono impressionate dalla qualità delle mie video call semplicemente grazie a questi pochi strumenti. È questo che fa la differenza, perché ogni singola video call non curata implica una relazione professionale non curata, con tutte le conseguenze che puoi immaginare.

Curare le nostre videoconferenze significa avere cura dei nostri clienti e - lasciamelo dire - avere cura di noi stessi.

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