Come gestire una riunione perché tutti siano contenti
Le riunioni possono trasformarsi in voragini di tempo. Come possiamo far sì che le tue riunioni o meeting siano sempre un investimento e non una spesa?
Primo: è fondamentale capire che non tutte le riunioni sono uguali. Per semplificare, distinguo tra:
riunioni informative, in cui l'obiettivo è trasmettere informazioni;
riunioni esplorative, in cui lo scopo è quello di approfondire un tema e generare idee attraverso il confronto.
Strategie per impostare bene qualsiasi riunione o meeting
Per qualsiasi tipo di riunione, sia essa informativa o esplorativa, la chiarezza è fondamentale. Questa chiarezza si concretizza in diverse azioni indispensabili sia in fase di preparazione che durante l'esecuzione della riunione.
Prima della riunione o meeting: fase di preparazione:
identifica il tipo di riunione: informativa, esplorativa o mista (vedi il video)? Questa scelta influenzerà la struttura, il tono e la gestione della riunione;
definisci l'obiettivo: è necessario chiarire cosa vuoi ottenere dalla riunione. Avere un obiettivo preciso aiuta a focalizzare la discussione di tutti e a misurare l'efficacia dell'incontro. L'obiettivo della riunione dovrebbe essere indicato nell'oggetto dell'e-mail o del messaggio di convocazione (poche parole: 5 o 7 al massimo);
scrivi un ordine del giorno chiaro e dettagliato: non indispensabile, ma puoi specificare la durata di ogni punto, la tipologia (informativo, esplorativo, di discussione) e includere tutte le informazioni necessarie (documenti, link, recapiti…). Mi raccomando: l'ordine del giorno dovrà essere realistico;
individua i partecipanti essenziali: invita solo le persone che possono contribuire attivamente alla discussione, nessun altra;
scegli il momento e il luogo adatti: l'orario deve essere compatibile con gli impegni dei partecipanti e il luogo deve essere facilmente raggiungibile da tutte le persone (vale per i luoghi fisici e per gli strumenti digitali per meeting online) in modo tale da facilitare tutte le persone per garantire la loro presenza;
ecco un punto spesso sottovalutato: stabilisci il ruolo di chi conduce il meeting: facilitatore, moderatore, responsabile della decisione finale? Nel video sopra ti spiego.
Durante la riunione o meeting:
gestisci il tempo in modo efficace: assicurarsi di coprire tutti i punti dell'ordine del giorno rispettando il tempo stabilito;
modera la discussione in modo efficace: assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di intervenire e che il dibattito rimanga focalizzato sull'obiettivo;
prevedi momenti per domande e risposte: anche nelle riunioni informative, è importante dare spazio ai dubbi e approfondimenti.
Riunioni informative: come renderle chiare e concise
L'obiettivo di una riunione informativa è comunicare decisioni già prese o novità importanti.
Pensiamo ad esempio all'introduzione di una nuova normativa, alla presentazione di una nuova procedura aziendale o alla comunicazione dei risultati di un progetto.
In questo caso, la parola chiave è chiarezza. Per farlo trovi innumerevoli strumenti, tecniche e suggerimenti pratici su questo sito, ti basta scorrere la sezione degli articoli.
Qui ci focalizziamo sulle riunioni esplorative.
Riunioni esplorative: come favorire il confronto e la collaborazione durante il meeting
Le riunioni esplorative hanno invece gli obiettivi di
approfondire una tematica specifica,
raccogliere le opinioni dei partecipanti
stimolare un confronto costruttivo.
In questo tipo di riunioni, la partecipazione attiva di tutte le persone convocate è vitale.
Il rischio principale nelle riunioni esplorative è quello del "camuffamento": fingere di voler un confronto aperto, quando in realtà la decisione è già stata presa da un qualche capo. Questo atteggiamento genera solo frustrazione e mina la fiducia nel responsabile o in chi ha convocato la riunione.
Come creare un ambiente di fiducia e di ascolto reciproco, dove tutti si sentano liberi di esprimere la propria opinione?
Ecco alcuni consigli per condurre una riunione esplorativa efficace:
introduci la tematica in modo neutro, senza esprimere la tua opinione: l'obiettivo è creare un ambiente in cui tutti si sentano liberi di contribuire senza sentirsi obbligati ad assecondare il vostro punto di vista;
stabilisci e comunica in chiaro delle regole (vedi video sopra): il rispetto reciproco è fondamentale per creare un ambiente di ascolto e collaborazione;
utilizza un metodo per raccogliere le opinioni in modo ordinato ed equo, ad esempio seguendo un giro di parola orario o antiorario. Questo garantisce che tutti abbiano la possibilità di parlare e che la riunione non si dilunghi inutilmente;
prendi appunti delle opinioni emerse: può essere utile anticipare che prenderai appunti, così le persone sapranno che si tratta di un comportamento funzionale alla buona riuscita del meeting;
al termine del giro di opinioni, riassumi a voce alta le diverse opinioni emerse in modo obiettivo: questo permette di avere una visione d'insieme e di identificare eventuali punti di convergenza o divergenza;
modera la discussione, assicurandoti che tutti abbiano la possibilità di intervenire e che il dibattito rimanga focalizzato sull'obiettivo.
Al termine della riunione esplorativa, sarà necessario aver preso decisioni concrete. Il gruppo dovrebbe deliberare una di queste 4 azioni:
cominciare a fare un’azione;
smettere di fare un’azione;
aumentare la frequenza di un’azione;
diminuire la frequenza di un’azione.
Una volta scelta l'azione da intraprendere, è necessario:
stabilire delle tempistiche realistiche per l'esecuzione, consultando le persone coinvolte;
assegnare i nomi dei responsabili per ogni azione, definendo chiaramente i ruoli e le responsabilità.
E adesso, la pratica?
Come fare pratica di tutto questo? È esattamente ciò di cui mi occupo in consulenza con le persone in consulenza con me. Insieme vediamo la pratica dal primo momento e, di settimana in settimana, analizziamo le situazioni di confronto che avrai avuto con i tuoi collaboratori e collaboratrici. Questa è la consulenza formativa individuale, ti spiego come funziona qui.
Chi sono
Sono Stefano Todeschi, consulente e formatore specializzato in public speaking pratico, aiuto manager, professionisti e imprenditori a comunicare in pubblico con più sicurezza e autorevolezza.
Niente lezioni frontali, montagne di slide o video esempi di modelli irraggiungibili. Preferisco prendere in mano la situazione reale, aiutarti a fare la pratica che ti serve adesso, passo passo con la giusta gradualità.
Diamo vita alla strategia di comunicazione su misura per te.
Ecco come possiamo lavorare insieme in consulenza privata.
Oppure guarda i percorsi per team aziendali:
